Bisher hat sich die SAP ILM-Lösung im Wesentlichen auf die Organisation der zeitlich befristeten und unveränderbaren Aufbewahrung von Dokumenten und SAP-Datenobjekten auf einem revisionssicheren Speichersystem beschränkt. Zusätzlich gibt es die Option, nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (Retention) aus der SAP-Anwendung heraus das Löschen der Daten zu organisieren. Wesentliche Elemente der Lösung sind zum einen die SAP-spezifische WebDAV-Schnittstelle zur hierarchischen Ablage von Archivdaten sowie der sogenannte Retention Manager (IRM) zur Lebenszyklusverwaltung von Datenobjekten.

Durch eine Erweiterung des Regelwerks im IRM hat SAP nun den Anforderungen der DSGVO Rechnung getragen. Bewegungsdaten können nach Ablauf ihrer Zweckbindung durch Archivierung und Zugriffskontrolle gesperrt werden, wenn umfassendere Gesetzesvorschriften, wie z. B. die GoBD*, ein sofortiges Löschen nicht gestatten. Stammdaten wie Debitoren oder Kreditoren werden in der jeweiligen SAP-Umgebung durch ein erweitertes Berechtigungskonzept in ihrer Verarbeitung eingeschränkt und für den allgemeinen Datenzugriff gesperrt. Nach Ablauf aller Aufbewahrungsfristen kann das in der DSGVO geforderte Löschen der Anwendungsdaten nach den in SAP IRM hinterlegten Regeln erfolgen.

Um den aktuellen Anforderungen mit SAP ILM gerecht zu werden, benötigt man ein Archivsystem mit einer WebDAV-Schnittstelle. Hier bietet sich der Einsatz des PBS ContentLink an, das als effi zientes Interface zwischen SAP-Systemen und revisionssicheren Ablagesystemen genau die hier vorliegenden Anforderungen erfüllt. Hochverfügbarkeit, hohe Skalierbarkeit und geringer Administrationsaufwand zeichnen diese PBS-Lösung aus, die von SAP sowohl für die aktuelle SAP ArchiveLink- als auch für die WebDAV-ILM-Schnittstelle zertifi ziert ist.